On üsna levinud, et meelelahutajad saavad kõne või e-kirja ligikaudse sisuga: “Tahame teha pidu, palju teie teenus maksab?”
Vahest on klient täpsustanud sellistes lühikestes kirjades ka sündmuse kuupäeva või külaliste arvu, kuid kõige olulisem info on puudu, sest hinnapakkumist saab koostada ainult selle järgi – kus, mida, kui palju ja kui kaua peab tegema?
Iga pidu on kordumatu ja omanäoline ning seetõttu ei ole pakkumise koostamiselt professionaalne ennustada, mida klient ootab teenusepakkujalt.
Hinnaskaalasid ja teenuse erinevaid variatsioone on mitmeid. Võrdluseks võib tuua sellise näite, et kui soovite ehitada maja, siis hind sõltub ju alati mitmest erinevast asjast – suurus, materjal, korruste arv jne jmt! Samamoodi on ka meelelahutusprogrammidega – saame pakkuda näiteks 100 € meelehutust, aga ei ole probleemiks ka 40`000 € maksvat programmi koostada.
Johtuvalt eelkirjeldatust ei ole kahjuks võimalik vähese informatsiooni alusel hinnapakkumist koostada, palun alati täpsustage oma soovi!
Kirjutage lühidalt, mida ootate teenusepakkujalt?
Näidis:
Tere!
Sooviksin korraldada oma 30 juubelipidu 14.03.2020, Tartumaal (on oluline, et märgite võimalusel ka täpse koha). Pidu algaks 18.00 ja lõppeks umbes 01.00. Otsin (õhtujuhti, ansamblit, õhtujuht/muusikut), kes sisustaks õhtu (muusikaga, tegevustega).
Külalisi on planeeritud ligikaudu 60. Tegemist ei ole stiilipeoga, küll aga sooviksime viisakat, kuid meeleolukat õhtut koos veeta. Meie erisooviks oleks, et külaliste hulgas on palju sportlasi ja võimalusel võiks sellega seonduvalt midagi humoorikat korraldada.
Millist programmi ja lahendust teil oleks pakkuda meile?Tervitades (nimi, telefoninumber)
Lisaks võiksite läbi mõelda ja tähelepanu pöörata hinnapakkumise küsimisel järgmistele asjaoludele:
- Alustage kõigepealt sellest, mis kuupäevast jutt käib? Uurige enne pikema arutelu algust järgi, kas meelelahutajal on üldse soovitav kuupäev vaba, sest juba hõivatud kuupäevale ei saa ta ju hinnapakkumist teha. Seejärel saate jätkata muud teemat puudutavate küsimustega…
- Kus maakonnas üritus toimub, kui kaugele tulema peab? Sellest sõltub nt transpordi kulu ja ettevalmistusaeg üritusele.
- Millises kohas planeeritakse üritust läbi viia? Koha spetsiifikast sõltub otseselt planeeritava elluviimine – kas on üldse võimalik sellises kohas kliendi soovitavat teostada või on võimalik mõni muu alternatiivne lahendus.
- Õhtujuhtidele on oluline, kui pikaks planeerite ürituse kestvust? Sellest sõltub otseselt ka teenuse maht – nt pulmamajas registreerimine + 2h banketti või hoopis laulatus kirikus, rongkäik, pidu pulmamamajas ja lõpp ca 02.00 öösel vmt teistsugune lahendus, mis teile sobilik on? Kuna ürituste variandid on erinevad, siis on ka teenuse maht ja sisu erinev ning loomulikult ka hind erinev.
- Kindlasti teie erisoovid – mida kindlasti soovite ja mida kindlasti ei soovi üldse näha ning muu informatsioon, mida peate oluliseks (traditsioonid, tavandid, atraktsioonid, tehnilised lahendused vmt).
- Mis on külaliste vanusegrupp? Noortel on omad, keskealistel omad soovid, kui aga on peol mõlemaid, siis on kõike läbisegi vaja korraldada. Samuti on see info oluline ka teistele meelelahutajatele – kui pikalt on vaja esineda või kuna programmis on sobilik hetk soovitava teenuse või etteaste realiseerimiseks?
- Kas on tegemist stiilipeoga või mis sisuga võiks üritus olla – bankett, ball, stiilipidu, rahvalik üritus vmt?
- Kas meeste ja naiste osakaal on üritusel võrdne? Sellest sõltub, milliseid tegevusi üldse on võimalik üritusel korraldada.
- Võimalusel palun andke infot, millise eelarvega olete arvestanud/planeerinud? Meil ei ole ju mõtet kliendile pakkuda programme, mille maksumus on vähemalt neljakohaline number, kui on eelarvesse planeeritud ainult nt poolsada eurot või vastupidi.
Juhiks tähelepanu veel mõnele seigale:
Üsna sagedane on ka see, kus teenusepakkuja vastab ilma lisainfot küsimata kliendi lühikesele kirjale samuti lühidalt – jaa, kuupäev on vaba ning ütleb kohe teenuse tasu suuruse. Kui näiteks öeldakse hinnaks 500 €, siis mida te sellest teada saate? Pakun, et suurt mitte midagi peale hinna enda. Tegelikult on palju tähtsam hinna suurusest see, mida te tegelikult saate selle raha eest? Kui palju tegevusi ja milliseid õhtujuht teeb, mitu muusikasetti bänd mängib, kas helitehnika ja muud tehnilised vahendid kuuluvad hinna sisse jne jmt? Alati uurige järgi ja seejärel saate otsustada, kas pakutav teile üldse sobib või meeldib!
Vahest mainib klient, et meil on “väike” pidu, ainult 25 inimest…
Kui on “väike” pidu, siis ootate ka väiksemat teenuse hinda, kuna külalisi on vähe? Tegelikult ei ole vahet, kas osalejaid on 10 või nt 150 inimest, sest pillimees, õhtujuht, DJ vmt teeb tööd ikka samapalju. See tähendab, et teenuse maht ei muutu väiksemaks.
Teenuse hinna määrabki selle maht ehk oluliseks muutub külaliste arv alles siis, kui kõnealla tuleb planeeritava ürituse ruum või koht või programm – kas kõik ära mahuvad, saavad kaasa teha vmt küsimus. Samuti muutub oluliseks see, kui ürituse koht on avar ja kuulda/näha peab olema teostatavat ning garanteeritud osavõtt tegevustest kõikidele soovijatele nt 500 või 1000-le inimese puhul. Siin võib vaja minna hoopis võimsamat helitehnikat, rohkem ja mitmekesisemaid rekvisiite ning programmi vmt tehnilisi vahendeid, lisa tööjõudu planeeritavate tegevuste läbiviimisel jpm. Seega on võimalik, et tänu külaliste arvule teenuse hind kõrgeneb, mitte ei vähene.
Küsimusi, mida arutada kliendil ja meelelahutajal veel mitmeid, kuid eeltoodu on minimaalne, millele tuginedes on võimalik aimu saada soovitava teenuse olemusest ning teha esialgne hinnapakkumine.
Toredat planeerimist ning koos leiame alati lahenduse!
